Četiri ključna pitanja u vezi sa uređenjem moderne kancelarije

Kako moderno poslovanje danas ima izuzetno visoke standarde, budući da ga odlikuje velika kompetitivnost u okviru većine industrija, kompanije će težiti da što temeljnije isplaniraju i primene sve korake koji vode ka najboljim rezultatima. Praksa je kroz vreme pokazala da radni prostor predstavlja osnovu uspešnog poslovanja, te je uređenje kancelarije veoma aktuelna tema za sve one koji žele da otvore vrata ka poslovnom napretku. Uređenje kancelarije, dakle, kao osnovu ima jasno izdefinisane ciljeve, a u redovima koji slede ćemo se baviti onim elementima radnog prostora koji u najvećoj meri utiču na njihovo ostvarivanje.

Kako učiniti radni prostor funkcionalnim?

Funkcionalnost je osnovna karakteristika radnog prostora koji ide u prilog efikasnosti. Ovo znači da se elementi prostora nižu i uklapaju na način koji podržava neometan proces rada, pojednostavljuje ga i samim time ubrzava. Prilikom organizovanja kancelarije je potrebno imati u vidu sve korake rada i prilagoditi je njima i njihovom sledu, sredstvima za rad i načinu njihove upotrebe, kao i broju zaposlenih i vidovima njihove međusobne saradnje. U vezi sa funkcionalnošću prostora je odabir nameštaja, koji je važno birati na osnovu ovih kriterijuma takođe. Sa radnim površinama je potrebno uklopiti odgovarajuće kancelarijske stolice, a date površine učiniti dovoljno prostranim i prilagođenim upotrebi neophodnog kancelarijskog materijala, računara i računarske periferije, te eventualno i korišćenju specijalnih aparata, sve u zavisnosti od delatnosti koja se u radnom prostoru odvija.

Kako adekvatno opremiti kancelariju?

Opremljenost radnog prostora predstavlja osnovni uslov za rad, dakle oprema za rad predstavlja najvažniji element kancelarije. Prilikom opremanja kancelarije, važno je dobro poznavati sam radni proces i analizirati sve njegove faze, ne bi li procena količine kancelarijskog materijala, kao i odabir sredstava za rad bili tačni. Nedostatak potrošnog kancelarijskog materijala može da bude prepreka finalizaciji poslovnih ciljeva, te je ovu opremu potrebno imati u rezervama i skladištiti imajući u vidu funkcionalnost prostora kao jedan od imperativa uređenja. Oprema za rad nije stavka na kojoj je poželjno štedeti, te se pobrinite da računari i aparati kojima će se zaposleni služiti imaju kapacitete da podrže sve zahteve vašeg poslovanja.

Kako motivisati zaposlene uređenjem prostora?

Ambijent koji odlikuje kancelariju je izuzetno važan za podsticanje produktivnosti i motivisanje zaposlenih na rad. Iako estetika nije prva na listi prioriteta prilikom uređenja kancelarije, ne smemo je zanemariti, jer efekat prostora i u ovom pogledu može uticati na ostvarivanje poslovnih ciljeva. Ukoliko se nalaze u prostoru koji je prijatan za boravak, zaposleni će nesumnjivo biti bolje podržani u svojoj težnji da valjano rade svoj posao, no što bi bio slučaj u suprotnom. Prilikom dekoracije bi trebalo da se vodite načelima minimalizma, budući da želite da minimalizujete mogućnosti distrakcije, ali istovremeno određenu estetiku možete negovati kroz implementiranje boja i saksijske biljke. Teorija da boje imaju specifičan efekat na psihu, te i produktivnost ljudi, se više no jednom u praksi pokazala kao tačna. Uzmite u obzir da, na primer, obojite zidove plavom ukoliko želite da postignete umirujući efekat i osećaj sigurnosti, a narandžastom ako želite da povećate nivo koncentracije i podstaknete kreativnost zaposlenih. Biljke predstavlaju savršen dekorativni element svih poslovnih prostora zbog višestrukog pozitivnog efekta na efikasnost onih koji u njima borave, te ih nemojte izostaviti prilikom uređenja vaše kancelarije.

Kako osvetljenjem doprineti efikasnosti?

Pitanje osvetljenja u kancelarijama je čvrsto povezano sa produktivnošću, tako da je prilikom uređenja radnog prostora izuzetno važno pozabaviti se rasvetom. U zavisnosti od tipa delatnosti kojom se bavite, potreba za osvetljenjem varira, ali uglavnom govorimo o vrednostima između 250 i 300 luksa. Idealno bi bilo da u radnom prostoru ima što više prirodne svetlosti, ali ukoliko to nije moguće savet je da veštački izvori svetlosti budu tako pozicionirani da veštačka svetlost imitira prirodnu. Pravilan raspored rasvete takođe podrazumeva i uzimanje radnih površina u obzir, a prirodnom svetlošću možete manipulisati postavljanjem zavesa, koje je mogu prigušiti ukoliko zaposlenima u određenim periodima dana smeta odsjaj.

Ukoliko ste počeli da se bavite uređenjem radnog prostora za svoje poslovanje, odnosno ukoliko je ovaj poduhvat pred vama, imajte na umu da je imperativ doprinos efikasnosti. Nemojte gubiti iz vida činjenicu da poslovni prostor ima jasan zadatak da služi svojoj svrsi i potrudite se da pre svega obezbedite sebi i svojim zaposlenima sva osnovna sredstva za rad i njihovu laku dostupnost u okviru ovog prostora. Nakon što ste postavili osnove kancelariji, vodite se načelima minimalizma i estetiku radnog prostora takođe usmerite ka pomenutom osnovnom cilju i budite uvereni da će vaš temeljan pristup ovom faktoru uspešnosti vašeg biznisa dati osetne pozitivne rezultate.